Menyantuni Komunikasi Dalam Aplikasi Kumpulan WhatsApp

Oleh : Dr. Mohamad Saifudin Mohamad Saleh
Pusat Pengajian Komunikasi,
Universiti Sains Malaysia

Dr Siti Suriani Othman
Pusat Pengajian Komunikasi & Fakulti Kepimpinan dan Pengurusan
Universiti Sains Islam Malaysia

Ledakan teknologi kini sememangnya memudahkan proses komunikasi antara personal dalam masyarakat moden khususnya melalui aplikasi yang dianggap murah dan pantas. Aplikasi WhatsApp misalnya, sangat terkenal dan Malaysia dilaporkan sebagai negara yang tertinggi menggunakannya dengan 51 peratus dari jumlah penduduk, berdasarkan kajian Digital News Report 2017.

Banyak kajian yang membuktikan bahawa WhatsApp sememangnya antara aplikasi komunikasi yang efektif dalam menghubungkan antara satu individu dengan individu yang lain. Malah, kita yang menggunakannya juga tidak dapat menafikan kebenarannya dan ini dibuktikan dengan jumlah pengguna aktifnya yang mencapai 1.5 bilion orang seluruh dunia.

Data Pengguna Aktif Aplikasi Whatsapp 2013-2017

Jelas, kewujudan aplikasi komunikasi seperti WhatsApp mengecilkan batasan geografi dan menjadikan proses komunikasi antara manusia menjadi lebih fleksibel yang boleh berlaku di mana-mana sahaja dan pada bila-bila masa.

Sungguhpun aplikasi WhatsApp memudahkan komunikasi antara personal walaupun dalam bentuk bermediasi dan mendominasi komunikasi mobil, namun cabarannya tetap ada. Isu yang tular baharu-baharu ini dalam media sosial tentang syot skrin yang dikongsikan oleh seorang guru tentang komunikasi kompleks yang berlaku antara beliau dan ibu bapa dalam kumpulan WhatsApp berkenaan memberi cabaran baharu dalam komunikasi antara personal yang tidak sekompleks ini.

Dalam syot skrin yang dikongsikan tersebut, jelas menunjukkan bahawa segelintir ibu bapa yang menggunakan kumpulan WhatsApp sebagai medium untuk bertanyakan pelbagai soalan, meminta bantuan dan tidak kurang juga menyuarakan rasa tidak puas hati terhadap sesuatu isu yang melibatkan anak-anak mereka. Akibatnya, guru tersebut dihujani dengan pelbagai soalan dan keluhan yang tidak munasabah dan masalah pelajar dalam kumpulan WhatsApp berkenaan selepas waktu bertugas.

Hakikatnya, mewujudkan kumpulan WhatsApp bukanlah perbuatan salah malah dalam perspektif komunikasi, ianya adalah satu kemudahan yang penting dalam memudahkan komunikasi secara maya yang sewajarnya dimanfaatkan.

Walau bagaimanapun, ahli dalam kumpulan WhatsApp dan “pengurus kumpulan”lah yang perlu tahu peranan dan batas mereka dalam berkomunikasi agar proses komunikasi yang berlangsung dapat berlaku dengan mudan, pantas dan lancar.

Lazimnya, komunikasi dalam maya seperti kumpulan WhatsApp menjadi begitu kompleks ekoran kegagalan ahli dalam menyantuni ahli kumpulan yang lain. Misalnya, terdapat ahli yang mendominasi perbincangan, ahli yang suka berkongsikan perkara-perkara yang tidak berkenaan seperti iklan, ahli yang suka bergosip, dan ahli yang suka bertanyakan soalan tanpa berusaha mencari tahu terlebih dahulu.

Ada pula ahli kumpulan yang terlalu aktif hingga membincangkan perkara yang tiada kena-mengena dengan kumpulan berkenaan dengan panjang lebar. Dalam masa yang sama akan ada juga ahli yang terlalu senyap dan hanya membaca posting tanpa bersuara.

Sebenarnya tidak salah untuk menjadi aktif mahupun pasif dalam kumpulan WhatsApp kerana setiap dari kita mempunyai personaliti yang berbeza-beza. Ada orang yang suka menjadi pembaca secara ‘senyap’ dan ada yang suka menyuarakan pendapat mereka secara terbuka.

Perlunya Garis Panduan & Peraturan dalam Kumpulan Whatsapp

Dalam membahaskan tentang komunikasi menerusi kumpulan WhatsApp ini, kuncinya terletak pada setiap ahli kumpulan yang perlu tahu dan sedar akan peranan dan batas dalam komunikasi maya.

Misalnya, setiap ahli perlulah bijak menggunakan perkataan yang mudah dan sopan serta tahu masa yang sesuai untuk mengkomunikasi sesuatu perkara dalam kumpulan WhatsApp. Pengurus kumpulan pula perlu kerap berkongsi garis panduan kumpulan berkenaan agar semua ahli ingat dan menurutinya.

Semua ahli kumpulan juga perlu mengingati diri masing-masing keperluan untuk hanya berkongsi maklumat yang relevan dengan matlamat sesuatu kumpulan. Selain itu, pastikan kumpulan itu digunakan sebagai sistem sokongan terhadap apa yang ingin dicapai, bukannya ruang untuk bergurau senda. Peringatan penting juga kepada semua untuk memastikan tidak berlaku pertikaman lidah yang berpanjangan dalam kumpulan-kumpulan maya.

Selain itu, semua ahli kumpulan perlu tahu sensitiviti dalam kumpulan WhatsApp seperti tidak membincangkan perkara yang boleh menyinggung perasaan ahli yang lain. Dengan erti kata yang lain, sebelum tangan kita laju menaip atau berkongsikan sesuatu perkara, adalah wajar untuk berfikir dengan matang terlebih dahulu.

Tambahan lagi, oleh kerana setiap dari ahli kumpulan WhatsApp mempunyai jadual kerja yang berbeza, adalah berguna dan berkesan andai perbincangan tentang sesuatu perkara dapat dilakukan mengikut masa tertentu yang dijadualkan dalam kumpulan WhatsApp.

Misalnya, waktu berbincang untuk agenda A dimaklumkan awal untuk dilakukan pada hari khamis, jam 9 malam. Ianya kedengaran seolah-olah seperti terlalu formal namun cara sebegini sangat berguna kerana pada waktu yang sudah dijadualkan berkenaan, setiap ahli dapat bersedia untuk melapangkan waktu berbincang dan mengurangkan risiko hanya beberapa ahli sahaja yang aktif mendominasi sesuatu perbincangan.

Ahli mahupun pengurus kumpulan WhatsApp juga perlu bijak menggunakan fungsi yang ada dalam WhatsApp seperti fungsi untuk ‘tag’ nama ahli bagi menarik mereka untuk aktif dalam perbincangan. Selain itu, terdapat juga fungsi untuk ‘bold’ perkataan yang penting. Fungsi-fungsi kecil sebegini membawa perubahan yang besar sekiranya dimanfaatkan dengan betul.

Dengan tips-tips mudah ini, keharmonian dalam kumpulan WhatsApp dapat dipastikan, dan akan menambahkan produktiviti andai digunakan sebagai sistem sokongan di tempat kerja. Dalam keluarga, ia diharapkan dapat meningkatkan keharmonian melalui komunikasi pantas dan berkesan.